Sementara itu, pemberian umpan balik seharusnya berakhir dengan kelegaan dan semangat baru untuk berubah menjadi lebih baik. Tanpa keterampilan yang cukup akan membuat suasana umpan balik menjadi tegang yang menimbulkan keengganan dari kedua belah pihak untuk melakukan sesi umpan balik pada masa mendatang.
Kesalahan kedua terjadi ketika pemberi umpan balik sering kali terlalu berfokus pada apa yang ingin ia sampaikan. Ia mempelajari catatan-catatan perilaku penerima umpan balik, menggarisbawahi kekurangannya, serta hal-hal yang menurutnya harus ditingkatkan oleh penerima umpan balik. Ia melakukan analisis tajam mengenai performa penerima umpan balik.
Namun, ia lupa bahwa proses umpan balik adalah dialog dua arah, penerima umpan balik pun perlu didengarkan. Mereka perlu menyampaikan kesulitan-kesulitannya dan apa saja dukungan yang mereka harapkan untuk membantu berubah menjadi lebih baik.
Memberikan umpan balik bukan sekadar sesi pemberian rapor yang penerima umpan balik hanya pasrah mendengarkan evaluasi kinerjanya.
Sesi pemberian umpan balik adalah saat ketika para talent merasa dihargai, termotivasi, dan empowered. Ketika merasa dinilai, individu akan cenderung menutup diri dan bersikap defensif.
Sementara bila merasa dihargai, mereka menjadi lebih relaks sehingga pikirannya akan terbuka terhadap beragam kemungkinan pengembangan. Inilah yang menjadi diskusi dalam sesi pemberian umpan balik.
Bila situasi ini berkelanjutan, budaya growth mindset akan tumbuh subur dalam hubungan kerja yang lebih mesra.
Membangun budaya umpan balik
Pertama, pemimpin perlu berefleksi. Sudahkah dilihat oleh orang lain dan bawahan sebagai the champions of feedback? Sudahkah pemimpin mengundang dialog dan memberikan apresiasi, tidak sekadar membuat penilaian dan pernyataan perubahan.
Apakah anggota tim menunjukkan kelegaan setelah bertemu dan berdiskusi, atau justru semakin terpuruk?
Kedua, manajemen perlu memastikan tersedianya sistem penyimpanan data kinerja setiap individu. Baik keberhasilan maupun perilaku yang harus diubah. Ini akan membantu dialog tetap berjalan di jalur obyektif dan menjauhi asumsi, judgement, apalagi like and dislike.